Pengertian
Form surat serah terima barang adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti dan arsip dalam transaksi perpindahan barang antara dua pihak. Dokumen ini sering juga disebut Berita Acara Serah Terima Barang. Surat ini menjadi dokumen legalitas sekaligus bukti dari transaksi atau kejadian tertentu. Oleh karena itu, isinya lebih berupa poin pernyataan serta alasan terjadinya transaksi tersebut.
Dalam setiap aktivitas bisnis, dokumentasi menjadi hal yang sangat penting. Berbagai dokumen diarsipkan agar bisa dijadikan acuan dalam pembuatan laporan. Nah, surat tanda terima barang termasuk salah satu dokumen vital yang wajib dimiliki perusahaan. Fungsinya untuk memastikan status pengiriman barang ke klien, pelanggan, maupun perpindahan internal antar departemen di dalam perusahaan.
Manfaat Formulir Tanda Terima Barang
- Sebagai bukti sah dalam transaksi pengiriman barang.
- Menjadi lampiran dalam laporan stok barang inventaris berupa transparansi juga akuntabilitas. Dengan kata lain form ini merupakan arsip perusahaan untuk keperluan audit dan laporan.
- Menghindarkan risiko kecurangan atas transaksi serah terima yang sudah dilakukan. Seperti tidak mengakui bahwa telah menerima barang, atau menyerahkan barang dalam kondisi yang tidak sesuai harapan.
- Meminimalkan kemungkinan adanya selisih barang saat diadakan stok opname
- Berperan sebagai bukti tertulis yang dapat menjadi penengah jika terjadi perselisihan suatu hari nanti
- Menambah kepercayaan klien karena proses administrasi terlihat profesional.
Pentingnya Dokumen dalam Aktivitas Bisnis
Dokumen seperti form serah terima barang sering dianggap sepele, padahal manfaatnya sangat besar. Bayangkan jika sebuah perusahaan besar mengirim puluhan barang setiap harinya tanpa catatan yang jelas. Risiko kesalahan pengiriman tentu akan sangat tinggi. Oleh sebab itu mengapa perusahaan tiap kali melakukan serah terima berupa apapun hendaknya tidak hanya secara lisan. Namun juga disertai pembuatan bukti tertulis berupa berita acara atau surat serah terima sesuai format yang diberlakukan.
Dengan adanya dokumen tertulis, setiap transaksi tercatat rapi. Pihak manajemen juga bisa menggunakan arsip ini sebagai referensi untuk laporan bulanan atau tahunan. Selain itu, dokumen yang jelas akan memudahkan komunikasi antar departemen dalam perusahaan.
Format Umum Form Tanda Terma Barang
Umumnya setiap perusahaan atau instansi sudah menyiapkan format sendiri dalam pembuatan surat ini.
Sebab format yang digunakan tidak seperti undangan resmi yang biasa digunakan antar instansi. tetapi secara umum form serah terima barang memuat:
- Kepala surat (logo, nama, alamat perusahaan).
- Judul form yang jelas, misalnya “Form Serah Terima Barang”.
- Identitas pengirim dan penerima (nama, jabatan, departemen, perusahaan).
- Detail barang (deskripsi, kode barang, jumlah, kondisi).
- Tanggal penyerahan.
- Tanda tangan kedua belah pihak, lengkap dengan nama terang dan stempel bila diperlukan.
Cetak Form Serah Terima Barang
Untuk Form Serah Terima Barang, umumnya dicetak dengan media kertas NCR (Non Carbon Required). Biasanya rangkap tiga, warna putih untuk pengirim barang dua rangkap lainya untuk bagian gudang dan akuntansi. Ukuran form yang paling umum 1/2 Folio. Kalau lebih besar ukurannya akan boros kertas sedang bila terlalu kecil akan sulit diarsipkan pada map folder. Form ini dicetak dengan teknik offset tinta satu warna. Untuk finishing dibuat standar perbuku isi 50 set.
Kesimpulan
Form serah terima barang bukan sekadar kertas biasa, melainkan dokumen penting yang menjamin kelancaran administrasi perusahaan. Dengan mencetak form yang jelas, rapi, dan sesuai kebutuhan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi kerja sekaligus memperkuat kepercayaan klien.
FAQ
1. Apa itu form serah terima barang?
Form serah terima barang adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti perpindahan barang dari pihak pengirim ke penerima. Dokumen ini penting untuk arsip, laporan, dan bukti transaksi.
2. Apakah ada format baku untuk form serah terima barang?
Tidak ada format yang benar-benar baku. Namun, umumnya form berisi identitas pengirim & penerima, detail barang, tanggal serah terima, dan tanda tangan kedua belah pihak.
3. Kertas apa yang biasanya dipakai untuk cetak form ini?
Biasanya menggunakan kertas NCR (Non Carbon Required) rangkap dua atau tiga. Jenis kertas ini memudahkan membuat salinan otomatis tanpa karbon.
4. Berapa ukuran form serah terima barang?
Ukuran yang paling sering dipakai adalah A5 karena praktis, tetapi ada juga perusahaan yang memilih ukuran A4 untuk memuat lebih banyak detail.
5. Dimana bisa cetak form serah terima barang di Tangerang?
Anda bisa mencetak di Ade Printing Tangerang. Kami melayani cetak cepat, rapi, dengan harga terjangkau, serta layanan pesan antar yang memudahkan perusahaan dan pabrik.
