Dalam dunia bisnis dan distribusi barang, formulir surat jalan memegang peranan penting. Dokumen sederhana ini sering dianggap sepele, padahal di balik selembar kertasnya tersimpan fungsi administratif, hukum, hingga citra profesional perusahaan. Bagi banyak pelaku usaha di Tangerang, mencetak surat jalan yang rapi, jelas, dan sesuai kebutuhan sudah menjadi bagian penting dari sistem operasional harian.
Apa Itu Formulir Surat Jalan?
Formulir surat jalan adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mengonfirmasi pengiriman barang dari penjual kepada pembeli atau dari gudang ke lokasi lain. Dokumen ini berisi detail seperti nama pengirim, penerima, jumlah barang, serta tanggal dan tanda tangan penerimaan.
Singkatnya, surat jalan berfungsi sebagai bukti fisik bahwa barang sudah dikirim dan diterima dengan kondisi yang sesuai. Dalam dunia logistik, dokumen ini menjadi bagian dari alur kontrol — dari produksi hingga penyerahan ke pelanggan.
Fungsi Utama Surat Jalan dalam Bisnis
Banyak pelaku usaha hanya tahu bahwa surat jalan adalah “lembar pengantar barang”. Padahal fungsi nyatanya jauh lebih luas. Berikut beberapa fungsi utama formulir surat jalan:
Surat jalan menjadi dokumen legal yang menunjukkan barang sudah berpindah tangan. Tanpa surat jalan, proses serah terima sulit diverifikasi.
📦 Dokumentasi Internal Perusahaan
Setiap lembar surat jalan yang disimpan membantu bagian administrasi dan keuangan dalam pencatatan stok serta pembukuan penjualan.
📋 Kontrol Logistik dan Stok Barang
Surat jalan juga membantu bagian gudang memastikan barang yang keluar sesuai dengan permintaan atau pesanan yang diterima.
🤝 Bukti Penerimaan oleh Pihak Pembeli
Biasanya, surat jalan disertai kolom tanda tangan penerima. Dengan begitu, perusahaan memiliki bukti sah bahwa barang sudah diterima.
🧠 Membangun Profesionalisme Bisnis
Mungkin terdengar sederhana, tapi surat jalan yang dicetak rapi dengan logo perusahaan mampu memperkuat citra profesional perusahaan di mata klien.
Perbedaan Surat Jalan, Nota, dan Faktur Penjualan
Banyak orang masih bingung membedakan tiga jenis dokumen ini. Padahal, meski bentuknya mirip, fungsi dan penggunaannya berbeda:
- Surat Jalan merupakan bukti pengiriman barang pada form ini tidak mencantumkan harga barang, hanya jumlah & deskripsi
- Nota Penjualan adalah bukti transaksi jual beli, bisa mencantumkan total harga & tanggal transaksi
- Faktur Penjualan adalah dokumen resmi untuk transaksi pajak. Biasanya disertai NPWP, PPN, dan data pajak lainnya
Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan bisa lebih tertib dalam dokumentasi — dan tentu saja, meminimalkan kesalahan administrasi.
Spesifikasi Umum Formulir Surat Jalan
Setiap perusahaan biasanya memiliki format sendiri. Namun secara umum, formulir surat jalan terdiri dari bagian-bagian berikut:
- Kop Perusahaan Logo, nama, alamat, kontak, dan NPWP (jika ada).
- Nomor Surat Jalan. Digunakan untuk pelacakan dokumen.
- Tanggal Pengiriman. Agar sesuai dengan jadwal logistik.
- Nama dan Alamat Penerima. Identitas lengkap penerima barang.
- Detail Barang. Jenis, jumlah, satuan, dan keterangan tambahan.
- Kolom Tanda Tangan. Untuk pengirim dan penerima barang.
Sedangkan untuk spesifikasi cetaknya, umumnya menggunakan:
- Ukuran kertas: F4 (21,5 x 33 cm) atau A4 (21 x 29,7 cm)
- Bahan kertas: NCR (Non Carbon Required) 2–3 ply, agar tembus tanpa karbon.
- Warna kertas: Putih, kuning, dan merah muda — sesuai urutan tembusan.
- Teknik cetak: Offset printing atau digital printing, tergantung jumlah pesanan dan kebutuhan kecepatan produksi.
Keuntungan Menggunakan Kertas NCR untuk Surat Jalan
Dulu, banyak perusahaan masih menggunakan kertas biasa dengan karbon hitam di antara lembarannya.
Namun kini, dengan teknologi kertas NCR (Non Carbon Required), proses penyalinan jauh lebih cepat, bersih, dan efisien. Beberapa keunggulan penggunaan kertas NCR antara lain:
- Tidak perlu karbon manual (lebih praktis dan bersih).
- Hasil tembusan lebih tajam dan rapi.
- Mempercepat proses administrasi (tinggal tulis satu lembar, otomatis tembus ke bawah).
- Tersedia dalam berbagai warna (membantu pengarsipan dan identifikasi dokumen).
Tips Desain dan Cetak Surat Jalan yang Profesional
🧠 Gunakan Desain Konsisten dengan Brand Perusahaan
Letakkan logo di bagian atas kiri atau tengah. Gunakan warna identitas perusahaan agar tampil profesional.
✍️ Pastikan Elemen Penting Terbaca Jelas
Gunakan font yang mudah dibaca seperti Arial atau Calibri. Jangan terlalu kecil karena dokumen ini sering ditulis manual.
📑 Beri Ruang Tanda Tangan yang Nyaman
Kolom tanda tangan penerima jangan terlalu sempit. Beri ruang cukup agar tidak terkesan tergesa.
🗂️ Gunakan Penomoran Berurutan (Serial Number)
Ini penting untuk pelacakan. Jika hilang satu lembar, langsung bisa terdeteksi.
🖨️ Pilih Percetakan yang Memahami Dokumen Bisnis
Tidak semua percetakan memahami format surat jalan yang benar.
Pilih yang sudah berpengalaman mencetak dokumen administrasi, seperti Ade Printing Tangerang, yang melayani cetak NCR profesional untuk berbagai kebutuhan bisnis.
Manfaat Mencetak Surat Jalan di Percetakan Profesional
📄 Hasil Cetak Tajam dan Rapi
Karena menggunakan mesin cetak offset atau digital berkualitas tinggi.
💡 Konsultasi Desain & Layout Gratis
Agar format dokumen sesuai standar perusahaan.
🚚 Layanan Antar Jemput untuk Wilayah Tangerang
Memudahkan pelanggan yang sibuk tanpa perlu datang langsung ke lokasi.
💰 Harga Kompetitif dengan Kualitas Terjamin
Cocok untuk UMKM, distributor, maupun perusahaan skala besar.
Kesimpulan
Surat jalan bukan hanya dokumen formal — tapi juga simbol keteraturan dan profesionalisme sebuah bisnis. Mencetak surat jalan yang rapi, bersih, dan informatif membantu perusahaan menjaga reputasi dan kepercayaan klien.
FAQ Seputar Formulir Surat Jalan
1. Apa perbedaan surat jalan dan nota pengiriman?
Secara fungsi, keduanya mirip, yaitu sama-sama bukti pengiriman barang.
Namun nota pengiriman biasanya disertai nilai transaksi dan harga, sedangkan surat jalan hanya mencantumkan rincian barang yang dikirim tanpa harga.
Surat jalan lebih bersifat dokumen logistik, bukan bukti pembayaran.
2. Kertas apa yang paling cocok untuk mencetak surat jalan?
Kertas NCR (Non Carbon Required) adalah pilihan terbaik.
Jenis kertas ini tembus tanpa perlu karbon, hasil tulisannya bersih dan rapi, serta hemat waktu.
Biasanya terdiri dari 2 atau 3 ply — putih, kuning, dan merah muda — agar setiap pihak (pengirim, penerima, arsip) mendapat salinannya.
3. Apakah surat jalan perlu dilengkapi tanda tangan digital atau stempel perusahaan?
Untuk keperluan internal, tanda tangan manual dan stempel sudah cukup. Namun untuk perusahaan besar atau yang beroperasi lintas kota, surat jalan digital mulai populer karena bisa diarsipkan lebih mudah dan aman dari kehilangan. Meskipun begitu, surat jalan cetak tetap diperlukan sebagai bukti fisik saat pengiriman.
4. Apakah percetakan bisa menyesuaikan desain surat jalan dengan logo dan format perusahaan?
Ya, tentu bisa.
Di Adeprinting Tangerang, pelanggan bisa mengirimkan desain sendiri atau meminta bantuan tim desain untuk menyesuaikan format dan tata letaknya. Desain akan disesuaikan dengan identitas perusahaan agar terlihat profesional, rapi, dan mudah dibaca oleh bagian logistik maupun penerima barang.
5. Apakah ada jumlah minimal untuk pemesanan cetak surat jalan?
Biasanya percetakan menerima pemesanan mulai dari 1 rim (500 lembar) atau bahkan lebih sedikit untuk kebutuhan percobaan. Namun untuk biaya lebih efisien, disarankan mencetak minimal 3 rim, karena biaya setup mesin cetak offset akan terbagi rata di jumlah banyak.
