Hampir semua lapisan masyarakat tidak asing dengan nota yang merupakan bukti sah dari proses jual beli. Ketika terdapat barang yang kurang sesuai, nota dapat digunakan untuk mengembalikan barang kepada penjual. Biasanya ketika hal itu terjadi, dalam melakukan pengembalian barang, biasanya penjual akan memberikan nota kembali tetapi dengan jenis nota yang berbeda. Nota ini akan membantu penjual untuk melakukan penyesuaian dalam transaksi yang telah dicatat.
Apa itu Nota ?
Nota adalah sebuah catatan penting yang banyak digunakan oleh bisnis, sebab nota dijadikan sebagai alat bukti pembayaran yang sah pada setiap terjadinya transaksi. Umumnya penjual juga menggunakan nota tidak hanya sebagai bukti untuk transaksi yang telah dilakukan, namun juga sebagai dokumen informasi yang memuat total harga, diskon pembelian, informasi barang, syarat retur, dan lainnya.
Fungsi Nota
Dalam sebuah transaksi, nota yang merupakan salah satu dokumen penting tentunya nota memiliki fungsi tersendiri. Beberapa fungsi dari nota adalah sebagai berikut ini:
- Mengetahui jumlah total pembelian suatu barang. Anda dapat mengetahui jumlah total dari pembelian barang di nota
- Mengetahui jumlah barang yang terjual. Sebagai pembeli Anda dapat mengetahui jumlah barang yang terjual karena adanya nota ini.
- Sebagai media informasi data penjualan. Saat adanya perselisihan data dari penjualan, Anda bisa melihat informasi yang terdapat pada nota sebagai media pembanding. Itulah kenapa beberapa orang biasanya selalu mengumpulkan nota setiap kali melakukan transaksi jual beli. Sehingga mereka bisa memantau daftar harga dan beberapa informasi penting lainnya.
- Nota dapat dijadikan bukti saat adanya kesalah dalam sebuah transaksi, Anda bisa menggunakan nota tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam kesalahan yang terjadi.
- Dalam suatu perusahaan atau toko, nota dimasukan ke dalam arsip perusahaan sebagai dokumen yang memuat informasi semua transaksi yang telah dilakukan.
- Dokumen arsip tersebut tentu dapat digunakan saat dalam kondisi tertentu. Pada setiap periode suatu perusahaan pasti membuat rekapan arsip tersebut.
- Sebagai pelaporan pajak. Setiap transaksi yang tercatat dengan nota dapat digunakan sebagai bukti untuk pelaporan pajak. Baik itu untuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) maupun pajak penghasilan, nota menjadi dokumen penting yang menunjukkan jumlah transaksi yang terjadi dalam periode tertentu.
Jenis-Jenis Nota
Nota sendiri mempunyai 4 jenis ada pada bisnis, diantaranya :
- Jenis Nota Penjualan. Nota penjualan merupakan resi dari pembelian barang yang dilakukan secara tunai dan diberikan langsung oleh penjual kepada pelanggan.Kebanyakan nota yang berbentuk fisik memiliki dua rangkap, dimana nota aslinya akan diberikan ke pelanggan dan nota salinannya dipegang oleh penjual.Tujuannya sebagai dokumen pembukuan agar lebih mudah membuat pencatatan keuangannya.
- Nota Kontan. Nota kontan adalah alat bukti transaksi yang dilakukan untuk tujuan dokumentasi setiap transaksi seperti transaksi pembelian atau penjualan secara tunai. Biasanya nota ini dibuat menjadi dua rangkap yaitu nota asli dan salinan nota.yang nantinya akan digunakan oleh kamu sebagai arsip.
- Nota Debit. Nota debit adalah bukti kalau bisnis kamu sudah mendebitkan perkiraan konsumen disebabkan berbagai hal.Bukti pembayaran ini akan dikirimkan oleh perusahaan kepada pelanggannya untuk pengembalian barang karena prduk atau barang yang dibeli mengalami kerusakan atau tidak sesuai pesanan.Untuk mengeluarkan nota debit tergantung apakah kamu sebagai pebisnis menyetujui pengembalian barang atau tidak, disesuaikan dengan ketentuan usaha kamu.
- Nota Kredit. Nota kredit adalah bukti transaksi sebagai tanda terima saat terjadi transaksi penerimaan kembali barang yang sudah dijual secara kredit ke pihak tertentu.
Desain Nota
- Data Penjual: Nama lengkap toko/perusahaan, alamat jelas, dan nomor telepon.
- Nomor Nota: Nomor unik untuk identifikasi transaksi dan mempermudah pelacakan.
- Tanggal Transaksi: Waktu transaksi dilakukan.
- Detail Barang/Jasa: Penjelasan barang atau jasa yang dijual, termasuk jumlah dan harga satuan.
- Total Pembayaran: Jumlah total pembayaran, termasuk diskon atau pajak jika berlaku.
- Informasi Pembeli: Nama dan kontak pembeli (penting terutama untuk transaksi besar atau antar bisnis).
- Metode Pembayaran: Jenis pembayaran seperti tunai, kartu kredit, atau transfer bank.
- Tanda Tangan dan Cap: Tanda tangan penjual dan cap perusahaan sebagai bukti keabsahan nota.
Nota Percetakan
Nota percetakan sederhananya adalah hard copy berupa produk cetakan nota. Jenis cetakan seperti ini biasanya menggunakan bahan NCR (carbonized), HVS 70 gr dan kertas koran. Proses cetaknya dengan offset. Bisa diberi finishing cacah (porforasi), numerator. Biasanya berbentuk buku berisi 50 set per buku. Dan ukuran yang paling sering di pesan 1/2 folio dan 1/4 folio.
Penutup
FAQ
Q: Berapa lama proses cetak nota?
A: Cetak nota biasanya memakan waktu 3 hari kerja
