Untuk usaha dengan alur kerja yang melibatkan banyak bagian, pencatatan transaksi membutuhkan arsip yang lebih lengkap. Dalam kondisi seperti ini, nota NCR 4 ply menjadi pilihan yang paling tepat karena mampu menyediakan beberapa tembusan dalam satu kali penulisan.
Nota NCR 4 ply banyak digunakan oleh distributor, gudang, dan perusahaan yang membutuhkan pemisahan arsip secara jelas antar bagian.
Apa Itu Nota NCR 4 Ply?
Nota NCR 4 ply adalah nota rangkap yang terdiri dari empat lembar, dengan urutan warna yang umumnya sebagai berikut:
- Putih → untuk pelanggan
- Kuning → untuk gudang atau operasional
- Pink → untuk administrasi
- Biru / Hijau → untuk keuangan atau arsip utama
Tulisan pada lembar pertama akan menembus hingga lembar keempat tanpa karbon, sehingga seluruh pihak mendapatkan salinan yang sama.
Kapan Sebaiknya Menggunakan Nota NCR 4 Ply?
Nota NCR 4 ply cocok digunakan jika:
- usaha memiliki beberapa divisi
- membutuhkan arsip terpisah untuk gudang, admin, dan keuangan
- transaksi harus dicek ulang oleh lebih dari satu bagian
- ada kebutuhan dokumentasi yang ketat
- usaha bergerak di bidang distribusi atau industri
Jenis nota ini biasanya dipakai oleh usaha skala menengah hingga besar.
Jenis Usaha yang Umum Menggunakan Nota NCR 4 Ply
Di lapangan, nota NCR 4 ply sering digunakan oleh:
- distributor barang
- gudang dan warehouse
- supplier bahan bangunan
- perusahaan logistik
- pabrik dan industri ringan
- usaha dengan SOP administrasi formal
Untuk usaha dengan sistem kerja terstruktur, nota 4 ply membantu mengurangi kesalahan pencatatan.
Kelebihan Nota NCR 4 Ply
Beberapa kelebihan utama nota NCR 4 ply antara lain:
- arsip lengkap untuk banyak bagian
- tembusan tetap jelas hingga lembar terakhir
- tidak perlu karbon
- mendukung kontrol administrasi
- memudahkan audit internal
- terlihat profesional
Karena fungsinya yang lengkap, nota 4 ply sering digunakan sebagai standar dokumen transaksi internal.
Custom Desain Sesuai Alur Kerja Perusahaan
Nota NCR 4 ply dapat dibuat custom sesuai SOP perusahaan, meliputi:
- logo dan identitas perusahaan
- nomor seri atau kode transaksi
- tabel barang atau jasa
- kolom tanda tangan tiap bagian
- format khusus untuk gudang dan keuangan
Dengan desain yang tepat, setiap lembar memiliki fungsi yang jelas.
Ukuran Nota NCR 4 Ply yang Umum Digunakan
Beberapa ukuran yang sering dipakai:
- 1/3 folio
- A5
- F4
ukuran custom sesuai kebutuhan perusahaan
Ukuran biasanya disesuaikan dengan jumlah item transaksi dan kebutuhan penulisan detail.
Perbedaan Nota NCR 4 Ply dengan 2 Ply dan 3 Ply
- Perbedaan utama terletak pada jumlah arsip dan pembagian fungsi:
- 2 ply → pelanggan + penjual
- 3 ply → pelanggan + arsip + admin/keuangan
- 4 ply → pelanggan + gudang + admin + keuangan
Jika alur kerja melibatkan banyak bagian, nota 4 ply jauh lebih efektif.
Posisi Nota NCR 4 Ply dalam Layanan Cetak Nota NCR
Nota NCR 4 ply merupakan salah satu jenis dari layanan cetak nota NCR secara keseluruhan.
Untuk pembahasan lengkap mengenai layanan cetak, jenis nota lainnya, dan area layanan, silakan lihat halaman induk berikut:
Halaman tersebut menjadi pusat informasi layanan cetak nota NCR.
Kesimpulan
Nota NCR 4 ply adalah solusi tepat untuk usaha dan perusahaan yang membutuhkan pencatatan transaksi dengan arsip lengkap dan terstruktur. Dengan empat rangkap yang jelas dan desain yang bisa disesuaikan, nota ini membantu administrasi berjalan lebih rapi, aman, dan mudah dikontrol.
