Dalam dunia bisnis yang profesional, setiap transaksi keuangan harus tercatat dengan rapi. Salah satu dokumen penting yang mendukung keteraturan ini adalah Formulir Application Payment — atau dikenal juga sebagai Formulir Permohonan Pembayaran.
Meski terlihat sederhana, dokumen ini berperan besar dalam memastikan pembayaran dilakukan dengan benar, sah, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Apa Itu Formulir Application Payment?
Secara sederhana, Application Payment Form adalah dokumen resmi yang diajukan oleh karyawan atau bagian tertentu untuk meminta persetujuan pembayaran dari bagian keuangan atau manajemen.
Formulir ini menjadi penghubung antara bagian operasional (yang mengajukan) dan bagian keuangan (yang membayar).
Biasanya, formulir ini digunakan untuk:
- Pembayaran tagihan vendor atau supplier,
- Pembelian barang operasional kantor,
- Reimbursement biaya perjalanan dinas,
- Pembayaran jasa pihak ketiga atau kebutuhan keuangan lainnya yang harus disetujui secara formal.
Tanpa formulir ini, proses pembayaran dalam perusahaan bisa kacau — tidak ada bukti permohonan, tidak ada tanda persetujuan, dan rawan salah bayar.
Fungsi Utama Formulir Application Payment
Formulir ini bukan sekadar lembar permintaan dana, tapi bagian penting dari sistem akuntansi internal perusahaan. Berikut fungsi-fungsi utamanya:
- Sebagai Bukti Pengajuan Resmi. Semua pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan harus ada dasar dan bukti tertulisnya. Formulir inilah yang menjadi dasar legal untuk melakukan transaksi keuangan.
- Sebagai Alat Kontrol Internal. Melalui formulir ini, manajemen bisa memantau setiap pengajuan pembayaran — apakah sudah sesuai anggaran, prioritas, dan tujuan operasional.
- Mencegah Kesalahan dan Penyalahgunaan Dana. Karena setiap pengajuan harus melewati proses persetujuan berjenjang (misalnya supervisor → finance → direktur), risiko pembayaran ganda atau fiktif bisa diminimalkan.
- Mempermudah Audit dan Pelaporan Keuangan
- Saat audit dilakukan, formulir ini berfungsi sebagai bukti pendukung transaksi yang sah dan terdokumentasi.
- Meningkatkan Efisiensi Administrasi Keuangan. Dengan sistem formulir yang rapi, bagian keuangan tidak perlu menebak-nebak asal usul transaksi. Semua sudah jelas: siapa yang mengajukan, untuk apa, berapa jumlahnya, dan kapan jatuh temponya.
Komponen yang Umum Ada pada Formulir Application Payment
Format formulir bisa berbeda antar perusahaan, tapi secara umum, elemen yang wajib ada meliputi:
- Identitas Perusahaan. Logo, nama perusahaan, alamat, dan kontak — menunjukkan dokumen resmi.
- Nomor Formulir dan Tanggal Pengajuan. Digunakan untuk pelacakan administratif dan referensi audit.
- Nama Pengaju dan Departemen Terkait. Agar diketahui siapa yang meminta pembayaran dan dari divisi mana.
- Rincian Pembayaran
- Nama penerima pembayaran (vendor/supplier)
- Nomor invoice atau referensi transaksi
- Jumlah yang diminta
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Tujuan Pembayaran / Deskripsi Pengeluaran. Misalnya: “Pembayaran bahan baku kertas NCR untuk bulan Oktober”.
- Metode Pembayaran. Apakah melalui transfer bank, giro, atau tunai.
- Tanda Tangan Persetujuan. Biasanya terdiri dari: Pengaju, Atasan langsung, Bagian keuangan, Direktur / manajemen (jika nominal besar)
- Catatan Tambahan (Remarks)
- Kolom opsional untuk keterangan khusus.
Jenis dan Format Formulir Payment yang Umum Dicetak
Di percetakan profesional, formulir seperti ini biasanya dibuat dalam beberapa format:
- Formulir Tunggal (Single Sheet), Satu lembar kertas tanpa tembusan. Cocok untuk internal digital copy
- Formulir NCR 2 Ply. Putih & Kuning untuk pengaju & bagian keuangan.
- Formulir NCR 3 Ply. Putih, Kuning, Merah Muda. Untuk pengaju, keuangan, & arsip manajemen
Ukuran kertas umum: A4 (21 x 29,7 cm)
Bahan: Kertas NCR 55–70 gsm
Teknik cetak: Offset printing untuk hasil tajam & presisi.
Tips Membuat Desain Formulir Payment yang Profesional
- Gunakan Layout yang Terstruktur. Tata letak yang rapi membantu bagian keuangan memeriksa data dengan cepat.
- Tambahkan Logo dan Identitas Perusahaan. Ini meningkatkan kredibilitas dan kesan profesional.
- Gunakan Nomor Formulir Unik (Running Number). Penting untuk pelacakan transaksi dan mencegah duplikasi.
- Gunakan Kertas NCR Berkualitas. Agar hasil tembusan tetap tajam meski ditulis cepat dengan bolpoin.
- Sediakan Kolom untuk Tanda Tangan Berjenjang. Biasanya tiga kolom: Diajukan oleh, Disetujui oleh, Dibayar oleh.
Keuntungan Mencetak di Percetakan Profesional
🎯 Format Sesuai Standar Akuntansi Perusahaan
Percetakan profesional memahami kebutuhan administrasi formal dan layout laporan keuangan.
🖨️ Kualitas Cetak Tajam & Presisi
Hasil tulisan tembus jelas, tidak mudah luntur, dan mudah dibaca auditor.
⚙️ Kustomisasi Desain Gratis
Bisa menyesuaikan logo, ukuran, dan warna sesuai kebutuhan perusahaan.
🚚 Layanan Antar-Jemput Dokumen di Tangerang
Memudahkan pelanggan tanpa perlu datang langsung ke lokasi.
💰 Harga Kompetitif & Bisa Cetak Dalam Jumlah Banyak
Semakin banyak pesanan, semakin efisien biaya per lembar.
Kesimpulan
Formulir Application Payment adalah salah satu elemen vital dalam administrasi keuangan perusahaan.
Ia bukan sekadar selembar kertas, tapi bagian dari sistem yang memastikan setiap rupiah keluar dengan tanggung jawab dan kejelasan.
🧾 FAQ Seputar Formulir Application Payment
1. Apa bedanya Formulir Application Payment dengan Formulir Kas Bon?
Formulir Application Payment digunakan untuk pengajuan pembayaran tagihan atau invoice kepada vendor atau pihak ketiga.
Sementara Formulir Kas Bon dipakai untuk meminjam uang sementara dari kas perusahaan untuk kebutuhan operasional karyawan — yang nanti akan dipertanggungjawabkan.
2. Apakah Formulir Application Payment harus memakai kertas NCR?
Tidak wajib, tapi sangat disarankan.
Kertas NCR (No Carbon Required) membuat hasil tulisan bisa langsung tembus ke lembar salinan tanpa karbon, jadi praktis dan efisien.
Biasanya dipakai 2 atau 3 rangkap: satu untuk bagian keuangan, satu untuk arsip manajemen, dan satu untuk pengaju.
3. Ukuran terbaik untuk Formulir Application Payment berapa?
Ukuran A4 (21 x 29,7 cm) paling umum karena pas untuk data pembayaran dan tanda tangan persetujuan.
Namun, beberapa perusahaan juga memakai ukuran F4 (21,5 x 33 cm) jika memerlukan ruang lebih luas untuk keterangan tambahan.
4. Apakah bisa pesan desain custom sesuai format perusahaan?
Tentu bisa. Di Ade Printing Tangerang, kamu bisa kirimkan contoh format lama atau file desain yang biasa digunakan.
Tim kami akan bantu menyesuaikan logo, layout, dan nomor urut sesuai standar perusahaan kamu.
