Nota NCR dikenal sebagai nota rangkap yang bisa langsung menembus ke lembar berikutnya tanpa karbon. Tapi tidak semua usaha memakai jumlah rangkap yang sama. Ada yang cukup 2 ply, ada yang butuh 3 ply, bahkan ada yang memakai hingga 4 ply.
Kenapa bisa beda-beda?
Karena setiap usaha punya alur administrasi yang berbeda—siapa yang pegang tembusan, siapa yang arsip, siapa yang memproses laporan.
Di artikel ini kita bahas jenis-jenis nota NCR berdasarkan jumlah ply-nya, dan bagaimana memilih yang paling cocok untuk kebutuhan usaha.
Apa Itu Ply dalam Nota NCR?
Ply adalah sebutan untuk jumlah lembar dalam satu set nota NCR yang tembusannya sudah saling terhubung.
Contoh:
- 2 ply = dua lembar
- 3 ply = tiga lembar
- 4 ply = empat lembar
Setiap lembar punya warna dan fungsi masing-masing.
1. Nota NCR 2 Ply (Dua Rangkap)
Komposisi:
- Lembar pertama: CB
- Lembar kedua: CF
Warna umum:
- Putih → kuning
- Putih → pink
Cocok untuk:
- UMKM kecil
- Toko harian
- Usaha servis ringan
- Catatan transaksi sederhana
Kelebihan:
- Lebih ekonomis
- Proses administrasi cepat
- Cukup untuk kebutuhan copy sederhana
Kapan harus memilih 2 ply?
Jika transaksi tidak butuh banyak salinan. Misalnya:
Pelanggan pegang 1 lembar, toko/penjual pegang 1 lembar.
2. Nota NCR 3 Ply (Tiga Rangkap)
Komposisi:
- Lembar pertama: CB
- Lembar kedua: CFB
- Lembar ketiga: CF
Warna umum:
- Putih → kuning → pink
- Putih → biru → kuning
Cocok untuk:
- Toko material
- Bengkel mobil/motor
- Distributor kecil
- Usaha jasa yang butuh arsip lebih lengkap
Kelebihan:
- Ada tembusan tambahan untuk bagian keuangan atau gudang
- Lebih rapi saat audit dan laporan
- Lebih fleksibel untuk alur administrasi 3 pihak
Kapan harus memilih 3 ply?
Jika alur kerja membagi salinan untuk:
- Pelanggan
- Arsip toko
- Bagian keuangan / laporan harian
3. Nota NCR 4 Ply (Empat Rangkap)
Komposisi:
- Lembar pertama: CB
- Lembar kedua: CFB
- Lembar ketiga: CFB
- Lembar keempat: CF
Warna umum:
- Putih → biru → kuning → pink
- Putih → kuning → hijau → pink
Cocok untuk:
- Distributor besar
- Gudang & logistik
- Supplier bahan baku
- Perusahaan yang alur dokumennya multi-departemen
Kelebihan:
- Setiap departemen punya salinan sendiri
- Meminimalkan risiko data hilang atau salah catat
- Mudah dikontrol saat barang keluar/masuk
Kapan harus memilih 4 ply?
Jika satu transaksi harus tercatat di beberapa bagian, seperti:
- Pelanggan
- Gudang
- Keuangan
- Supervisi / admin pusat
Bagaimana Menentukan Pilihan Ply yang Tepat?
Gunakan pertanyaan ini:
1. Berapa banyak pihak yang butuh tembusan?
Semakin banyak pihak → semakin banyak ply dibutuhkan.
2. Seberapa kompleks alur administrasi usaha?
Industri logistik & pabrik biasanya butuh 3–4 ply.
UMKM kecil cukup 2 ply.
3. Apakah dokumen perlu dibedakan warnanya?
Set NCR dengan banyak warna memudahkan identifikasi arsip.
4. Seberapa sering dokumen diaudit?
Semakin sering audit → 3 ply biasanya lebih aman.
Kesimpulan
Nota NCR hadir dalam beberapa varian rangkap:
- 2 ply untuk kebutuhan sederhana
- 3 ply untuk usaha menengah
- 4 ply untuk alur administrasi multi-departemen
Jumlah ply yang dipilih akan sangat menentukan kenyamanan operasional.
Intinya, pilihlah sesuai cara kerja usahamu—bukan sekadar banyaknya lembar.
