Kalau kamu perhatikan, setiap set nota NCR biasanya punya warna yang berbeda-beda di setiap lembarnya. Misalnya putih, kuning, pink, atau hijau. Warna-warna ini bukan sekadar estetika—ada fungsinya masing-masing.
Di artikel ini, kita bahas urutan warna yang paling umum dipakai, kenapa harus berbeda-beda, dan bagaimana warna membantu memperjelas alur administrasi usaha.
Kenapa Warna Nota NCR Harus Beda-Beda?
Jawabannya simpel: untuk membedakan fungsi setiap tembusan.
Dengan warna berbeda, staf toko, karyawan gudang, atau bagian keuangan bisa langsung tahu:
- lembar mana untuk pelanggan
- lembar mana untuk arsip
- lembar mana untuk laporan
- lembar mana untuk keuangan atau supervisor
Tanpa harus membaca ulang isi dokumen.
1. Lembar Putih (White) – Untuk Pelanggan
Ini adalah lembar paling atas (CB) dan biasanya diberikan kepada pelanggan.
Fungsi umum:
- bukti pembayaran
- bukti serah terima barang
- catatan transaksi pelanggan
- referensi jika terjadi retur/komplain
Kenapa putih?
Karena warna putih paling jelas untuk dibaca dan paling rapi sebagai bukti utama.
2. Lembar Kuning (Yellow) – Untuk Arsip Internal
Kuning biasanya menjadi rangkap kedua dan berfungsi sebagai arsip toko/penjual.
Fungsi umum:
- arsip administrasi harian
- pengecekan transaksi
- bukti internal jika ada perbedaan data
- catatan untuk pelacakan stok
Kuning adalah warna paling umum untuk arsip karena terlihat kontras dari lembar putih.
3. Lembar Pink / Merah Muda – Untuk Bagian Keuangan
Lembar ini biasanya ditempatkan sebagai rangkap ketiga (CFB atau CF).
Fungsi umum:
- laporan harian kasir
- bukti transaksi untuk bagian pembukuan
- data untuk laporan bulanan
- bahan rekonsiliasi dengan stok barang
Warna pink dipilih karena mudah dikenali dan cepat dibedakan dari kuning/putih.
4. Lembar Biru – Untuk Gudang / Logistik
Beberapa usaha menempatkan biru sebagai lembar tambahan untuk departemen gudang atau logistik.
Fungsi umum:
- catatan barang keluar
- stand by di gudang
- referensi retur / klaim
- bukti serah terima internal
Biru identik dengan “lapangan” karena kontras dan mudah terlihat.
5. Lembar Hijau – Untuk Supervisor / Manajemen
Hijau umumnya dipakai sebagai rangkap keempat atau rangkap tambahan.
Fungsi umum:
- laporan supervisi
- validasi administrasi
- dokumentasi audit
- arsip jangka panjang
Beberapa usaha memakai hijau sebagai dokumen “kontrol”.
Contoh Urutan Warna Berdasarkan Ply
2 Ply (2 rangkap):
- Putih → pelanggan
- Kuning → arsip toko
3 Ply (3 rangkap):
- Putih → pelanggan
- Kuning → arsip
- Pink → keuangan
4 Ply (4 rangkap):
- Putih → pelanggan
- Biru → gudang
- Kuning → arsip
- Pink → keuangan
Atau variasi lain tergantung alur kerja usaha.
Apakah Urutan Warna Harus Ikut Aturan?
Tidak wajib.
Tapi umumnya ada standar supaya semua bagian usaha sudah terbiasa dengan urutannya.
Usaha tertentu bisa mengubah warna sesuai kebutuhan, misalnya:
- distributor menambah warna untuk divisi logistik
- bengkel memakai pink untuk teknisi
- toko material menambah hijau untuk supervisor
Yang penting: warna mudah dibedakan dan fungsinya jelas.
Manfaat Menggunakan Warna yang Konsisten
- lebih cepat memisahkan tembusan
- memudahkan audit dan pelacakan transaksi
- meminimalkan salah tempat dokumen
- menghemat waktu staf administrasi
- membuat sistem arsip lebih rapi
Dalam bisnis yang transaksinya banyak setiap hari, konsistensi warna bisa sangat membantu.
Kesimpulan
Urutan warna pada nota NCR bukan sekadar gaya, tapi bagian dari sistem administrasi yang membuat pekerjaan lebih rapi dan cepat. Secara umum:
- Putih → pelanggan
- Kuning → arsip
- Pink → keuangan
- Biru → gudang
- Hijau → manajemen
Kamu bisa menyesuaikan sendiri sesuai kebutuhan usaha.
